Lors de la recherche de solutions de gestion de documents, il existe une variété d'avantages décrits en termes de " processus rationalisés " et d'opérations améliorées ". Bien qu'il s'agisse d'avantages réels qu'une entreprise peut réaliser, les organisations attendent des économies spécifiques et mesurables lorsqu'elles investissent dans une technologie de gestion de contenu d'entreprise (ECM).
Tout en reconnaissant qu'il existe un large éventail de distinctions entre les entreprises de taille, d'industrie et de localisation différentes, il existe un certain nombre d'économies générales que toute organisation peut espérer. Ce rapport explore les sept principales économies que les entreprises pourront réaliser grâce à une solution de gestion documentaire.
1. ARGENT
Pour entrer dans le vif du sujet, les économies les plus importantes - à la fois en termes de ce que les entreprises recherchent et de ce qu'elles doivent attendre - sont des économies d'argent. La technologie de gestion documentaire permet d'économiser de l'argent en permettant à toute organisation d'en dépenser moins et d'en gagner plus. Un système logiciel de gestion de documents peut avoir un impact direct sur les résultats financiers de plusieurs façons.
L'une d'entre elles est la centralisation de toutes les informations au sein de l'entreprise, qui permet de les rechercher et de les récupérer rapidement et efficacement, éliminant ainsi les coûts associés aux recherches d'informations inefficaces.
Selon les rapports de recherche d'un organisme de recherche et d'analyse informatique, l jusqu'à 10 % des coûts salariaux d'une entreprise sont gaspillés en recherches inefficaces. En outre, les logiciels de gestion de documents peuvent éliminer d'autres outils, logiciels et technologies coûteux et inutiles, tout en permettant à votre entreprise de tirer une valeur encore plus grande de ses systèmes de base.
La technologie de gestion électronique de documents et de flux de travail est souvent appelée "dématérialisation" en raison du volume considérable de papier qui peut être éliminé des opérations commerciales. La réduction de l'utilisation du papier réduit les frais généraux associés : imprimantes, cartouches, frais d'expédition, le papier lui-même.
2. TEMPS
Un analyste chez Forrester, décrit les processus à forte intensité de documents les plus couramment associés aux entreprises comme la "gestion du contenu transactionnel". Sans solution de gestion documentaire, les tâches liées aux processus transactionnels nécessitent un classement manuel excessif, un brassage de papier et la nécessité de rechercher physiquement dans les classeurs. Ces étapes du processus n'ajoutent aucune valeur réelle à l'entreprise et n'entraînent qu'une perte de temps. Si, en apparence, il ne s'agit que de quelques minutes insignifiantes, lorsqu'on les extrapole, elles commencent rapidement à s'accumuler.
Les cadres perdent six semaines par an à chercher des documents perdus.
Une enquête menée auprès de 1000 cadres moyens de grandes entreprises a révélé que 59 % d'entre eux passent à côté d'informations importantes presque tous les jours parce qu'elles existent dans l'entreprise mais qu'ils ne les trouvent pas.
Selon un cabinet de conseil, 15 % de tout le papier manipulé dans les entreprises est perdu, et 30 % du temps des employés est consacré à essayer de retrouver des documents perdus.
Un logiciel de gestion de documents facilite la gestion du temps en permettant à tous les documents et à toutes les données de l'entreprise d'être stockés dans un emplacement central. De là, les utilisateurs peuvent rapidement rechercher et récupérer les informations nécessaires à l'accomplissement de leur travail. Les documents ne sont jamais perdus et ne doivent pas être constamment recréés.
Grâce à la mise en œuvre de l'automatisation de la comptabilité (y compris la gestion des documents et l'automatisation des flux de travail), une entreprise a connu une réduction de 93 % du temps de traitement des factures.
La technologie de gestion des documents permet également d'automatiser les flux de travail, ce qui réduit le temps passé à gérer les approbations et à acheminer les documents. Les étapes du processus sont réalisées rapidement et automatiquement, ce qui élimine le temps de latence qui existe avec les processus manuels.
Les solutions de gestion documentaire reposent sur un portail unique et partagé. Cet espace de travail collectif élimine les cloisonnements entre départements et permet au personnel de communiquer et de collaborer plus efficacement et beaucoup plus rapidement qu'avec les moyens traditionnels.
Lorsque la collaboration est possible, que les processus sont automatisés et que les problèmes de recherche et d'extraction sont inexistants, le personnel peut se concentrer sur les activités à valeur ajoutée qui font vraiment avancer l'organisation.
3. ESPACE
Les entreprises produisent un grand volume de données et d'informations ; ces données et informations sont souvent stockées sur papier. Le papier s'accumule alors, entraînant des dépenses et occupant un espace qui pourrait être utilisé plus efficacement. Pour certaines entreprises, la nécessité d'éliminer le papier est le principal moteur de l'adoption d'un logiciel de gestion documentaire : elles manquent tout simplement d'espace et n'ont pas d'autre choix. Pour d'autres, le gain d'espace est un avantage supplémentaire qui n'a pas été prévu, mais qui est certainement apprécié.
Grâce aux logiciels de gestion de documents, les entreprises peuvent numériser les documents, les données et les informations vitales de l'entreprise. Les informations physiques sont numérisées en toute sécurité dans un référentiel, même les gros volumes de documents peuvent être capturés rapidement et indexés automatiquement de manière appropriée.
Cela élimine le besoin d'espace de stockage physique, le temps passé à classer manuellement les informations et les coûts associés au stockage externe.
Pour en savoir plus, visitez ces sites web :
- https://fr.wikipedia.org/
- https://www.digitech.swiss/
- https://www.digital4efficiency.ch/
- https://www.devillard.ch/
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